blokkidest_koosnev_paevaplaan_susteem

Minu plokkidest koosnev päevaplaan, mis vähendab stressi ja soodustab produktiivsust

Ma olen 13-aastasest peale olnud produktiivsusfanaatik ja proovinud ära kõikvõimalikud päevaplaanid, nädalaplaanid ja aja planeerimise süsteemid. Uute süsteemide rakendamisel on alguses alati suur elevus ja selline tunne, et nüüd ma leidsin perfektse päevaplaani struktuuri. Enamasti läheb elevus paari nädala kuni paari kuu pärast üle ja mind köidab jälle mõni uus süsteem.

Paljude päeva- või nädalaplaani süsteemidel on probleemiks see, et nad ei ole piisavalt paindlikud ja tekitavad ahistatud tunnet. Enne praeguse süsteemi rakendamist tekitasid minu päevaplaanid mulle stressi, sest mul oli nurka aetud looma tunne. Kunagi ei läinud päev nii, nagu ma planeerinud ja lootnud olin. Mul jäi alati mulje, et ma olen midagi valesti teinud, sest eesmärgid ei saanud saavutatud ja kõik asjad võtsid ennustatust kauem aega.

Minu praegune päevaplaani süsteem on kestnud üle kahe aasta! Nüüd ma julgeks öelda, et ma olen tõesti enda jaoks leidnud perfektse süsteemi, mis aitab mul olla organiseeritud ja hoida stressitaset madalal. Ma ei muretse selle üle, kas mul kõik olulised asjad tehtud saavad. Mis kõige olulisem, mul ei teki negatiivset tunnet, kui ma oma päevaplaani vaatan! Mul ei ole puuri aetud looma tunnet, sest minu päev on jagatud üldisteks plokkideks, mitte ei ole minuti pealt ära planeeritud. Tegevused on küll seatud kindlasse järjekorda, aga need ujuvad päeva jooksul plokkide vahel ringi.

Päevaplaani kõige olulisem aspekt – paindlikkus

Hea päevaplaan on nagu hea eelarve – paindlik. Minu päevaplaani edu saladus on see, et ma ei pane minuti pealt kirja, mis ma teha tahan, vaid annan päevale üldise struktuuri. Struktuuri eesmärk ei ole mind piirata, vaid anda mulle parem ülevaade sellest, mida on üldse võimalik ühe päeva jooksul ära teha.

Päevaplaani eesmärk

Kas sul on üldse päevplaani vaja? Miks sa ei või lihtsalt kulgeda ja asju teha siis, kui selleks võimalus tekib?

  • Hea päevaplaan annab päevale struktuuri, mis vähendab viidutamist (procrastination’it), sest sa ei jää niisama molutama.
  • Päevaplaan aitab kokku koguda tegevusi, mis vajavad sama konteksti. Tegevused, mis eeldavad, et sa oled parasjagu kodus, on ühes koduses plokis. Kokku saab koguda ka tegevused, mis eeldavad kindlat meeleseisundit, näiteks intensiivne töö ühes plokis ja emailid, lennupiletite ostmine ja failide korrastamine teises plokis.
  • Päevaplaan on parem, kui pikk nimekiri asjadest, mis tuleb ära teha, sest see annab parema ülevaate sellest, mis tegevused üldse ühte päeva ära mahuvad. Sinu eeldused päevale on realistlikumad, sest sa ei lao omale liiga palju ülesandeid taldrikule.
  • Kui päevaplaan koosneb erinevatest töö ja puhkuseplokkidest, siis sa ei pea muretsema tööülesannete pärast, mis on järgmises tööplokis. Saad intensiivselt keskenduda ainult nendele ülesannetele, mida sa otsustasid praeguses plokis teha.

Digitaalne vs paberplaan

Ma olin pikalt paberi peal, sest mulle ei sobinud pikaajaliselt ükski digitaalne kalendri või projektijuhtimise äpp. Nendel äppidel oli alati kindel teooria selle kohta, kuidas inimene peaks oma projekte ja aega organiseerima. Minu jaoks oli selline pealesurutud süsteem ebameeldiv ja toimis ainult mõnda aega. Elu muutub koguaeg ja ei saa eeldada, et sama fikseeritud ajaplaneerimise strateegia, mis toimis talvel, toimib ka suvel.

Mulle meeldis paberi puhul see, et ma sain oma kalendri, projektide nimekirjad ja päevaplaani joonistada välja täpselt nii, nagu ma parasjagu soovisin. Mõnikord oli mul kolm prioriteeti, mõnikord oli päevaplaanis üle 30 erineva väikese ülesande, kus ma suvaliste numbrite generaatoriga tegevusi välja valisin. Tüüpilised projektijuhtimise äppid ei tule sellise variatsiooniga toime.

Hiljuti avastasin Notioni ja nüüd ma olen peaaegu 100% digitaalne. Ainult kalender on mul veel paberi peal, sest ma tahan jätkuvalt ise oma nädalaplaani joonistada. Notion ei ole otseselt projektijuhtimise äpp. See on rohkem nagu veebilehe ehitaja, kus mul on vaba voli luua struktuur, tabelid, nimekirjad ja hüperlingid erinevate lehtede vahel. Notion on, muide, täiesti tasuta!

Minu päevaplaani koostamise süsteem toimib nii paberil kui digitaalselt. Läksin paberilt Notioni peale üle, aga kasutan sama süsteemi edasi. Minu süsteem ei eelda kindlat tarkvara ega päeviku tüüpi. Sul on vaja lihtsalt Wordi dokumenti, Google sheeti või volditud A4 sodipaberit, et minu päevaplaani koostamise süsteemi järgida. Mina tegin oma päevaplaane pikalt lihtsalt sodipaberi peale. Ainult sellised asjad nagu bullet journal’id ei sobi minu süsteemiga kokku. Sa ei tohi oma päevaplaani teha sellisele paberilehele, kus sa ei ole nõus sodima ja asju maha tõmbama. Kui sulle meeldib ilu ja korrektsus, siis pigem tee plaan digitaalselt.

Enne Notioni kasutamist tegin oma päevaplaanid sodipaberile ja pistsin plaani päeviku vahele. Sodipaberile ei olnud kahju sodida!

Eeldused alustamiseks

Siin artiklis kirjeldan detailselt ainult süsteemi seda osa, kus sa konkreetse päeva kohta plaani teed. Seetõttu on mul mõned eeldused:

  1. Sul on olemas nimekiri aktiivsete projektidega ehk nimekiri kõikidest nendest asjadest, mille puhul sa oled otusustanud, et sa nendega lähiajal tegeled. Näiteks, minu aktiivsete projektide nimekirjas on sellised projektid: blogi, FB challenge, Skeletoni programmeerimine, Red Function programmeerimine, Amazoni 1. toode – uued fotod, Amazoni 2. toode – HTML tootelisting, pikema puhkuse planeerimine, nädala lõpu nimekiri, kuu lõpu nimekiri jne.
  2. Sul on käepärast kalender, kus on kirjas kõik koosolekud, puhkused, väljasõidud ja muud kindla kuupäevaga seotud tegevused.
  3. Sul on nimekiri erinevatest meeldetuletustest, näiteks ostunimekiri (piim hakkab otsa saama), keegi palus sul midagi teha, aga sa ei ole veel plaani võtnud, pesukast ajab üle jne.

Need kolm infoallikat on vajalikud selleks, et sul oleks täielik ülevaade kõigist nendest potentsiaalsetest ülesannetest, mis peaks/võiks täna ära teha. Kui sa kannad kõiki neid asju jätkuvalt peas, siis… mida sa teed?! Sinu pea on ideede genereerimiseks, mitte ideede talletamiseks! Loe David Alleni “Getting Things Done” ja siis tule siia tagasi.

Päevaplaani koostamise protsess

Nüüd järgneb detailne juhend sellest, kuidas minu päevaplaani koostamise süsteemi rakendada. Pea silmas, et sa ei pea täpselt seda plaani järgima. Kohenda minu protsessi, kuni leiad midagi, mis sinu iseloomu ja elustiiliga kokku sobib.

1. Koosta pikk nimekiri kõikidest potentsiaalsetest tegevustest, mida võiks täna teha

Vaata üle oma projektide nimekiri, kalender ja meeldetuletused. Nopi sealt kõikvõimalikud tegevused, mida sa tahaksid tänasesse päeva ära mahutada. Mulle meeldib kiiresti üle vaadata ka kõik meilid, et sealt välja noppida kriitilised tegevused. Ära veel mõtle selle üle, mis on olulisem või kas kõik asjad päeva ära mahuvad.

Ära pane siia nimekirja lihtsalt projekti nime, vaid pane konkreetne järgmine tööülesanne. Üks minu projektidest on “Element joogialustele HTML tootelisting”, aga nimekirja läheb hoopis “Editi kodus tehtud tootefoto”.

Et midagi meelest ei läheks, küsi endalt veel

  • Kas täna on vaja poodi minna?
  • Kas ma tahan trenni minna? Mis trenni ma täna teen ja kus?
  • Mida ma puhkepauside ajal teha tahan? Kas ma tahan õhtul seriaali vaadata?
  • Kas ma olen arvestanud oma pereliikmete vajadustega?
  • Mida ja millal ma söön? Kas ma pean süüa tegema või on toit juba olemas? Kas ma pean söögitegemiseks poodi minema? Kui kaua see võtab?
  • Kas kõik ajaliselt piiratud tegevused on kirjas? Ega ma ühtegi koosolekut ei unustanud?
  • Mis mul veel meelest läks?

Sul on nüüd pikk nimekiri potentsiaalsetest tegevustest. Paljude inimeste päevaplaani koostamine siin lõppebki, aga pikk nimekiri ei ole mitte kuidagi sinu vaimsele tervisele ega produktiivsusele hea. Vaata oma nimekirja. Milliseid tundeid see sinus tekitab? Kas sul tekkis mure, et kuidas sa kõik asjad tehtud saad? See tunne on normaalne. Järgmiste sammudega me likvideerime muretunde.

Valikuline lisaülesanne: Vali oma pikast nimekirjast 1-3 tegevust, mis on kõige olulisemad. Võid need kopeerida väikesesse nimekirja päevaplaani tipus. Eeldatavasti sa topid oma päevaplaani liiga tegevusi täis, nii et on kasulik hoida esiplaanil need tegevused, mis on tõepoolest kriitilised.

2. Jaga päev plokkideks

Ma ennustan, et tegevuste nimekirja koostades hakkas sul juba mingisugune plaan peas tekkima. Võib-olla mõtlesid: “Ahah, ma saaks käia jõusaalis ja siis seal samas kõrval toidupoes enne, kui ma sellele kella 3-sele koosolekule jooksen.”. Sinu järgmine ülesanne on jagada oma päev paaritunnisteks plokkideks. Plokil on minu sõnaraamatus üsna lõtv definitisioon – ajaühik, millel on sama vaimne ja/või keskkonnakontekst. Siin on mõned ploki näited:

  • Tööplokk kohvikus, kus ma tegelen intensiivset keskendumist vajavate ülesannetega.
  • Lõunaplokk kodus, kus ma söön lõunasööki, koristan ära köögi ja elutoa ja pakin kohvri ära.
  • Linnaplokk, kus ma käin jõusaalis, siis toidupoes ja kingsepa juures.
  • Kontoriplokk, kus ma eeldan, et ma saan paar tundi intensiivset tööd tehtud ja enne lahkumist ostan lennupiletid ära.

Plokid võivad, aga ei pea olema ajaliselt piiratud. Plokid annavad sinu päevale selle üleüldise struktuuri, mida ma promonud olen. Kohtle neid plokke nagu ämbreid, kuhu saab panna sinna konteksti sobivaid ülesandeid.

3. Liiguta plokkidesse ajaliselt piiratud ülesanded

Nüüd on aeg hakata sinu plokke täitma ülesannetega. Esimesena tuleb plokkidesse ära paigutada need ülesanded, mis on ajaliselt piiratud. Võib-olla avastad koosolekuid paigutades, et on vaja plokke ümber teha, et kõik ilusti ära mahuks.

Nipp! Kui mõni tegevus toimub teises asukohas, siis võid kohe Google Maps’i lahti võtta ja välja arvutada liikumisaja. Ära unusta arvestada sellega, et sul peab jääma aega ühest kohast teise liikumiseks!

4. Liiguta plokkidesse ülejäänud tegevused

Nüüd hakka oma tegevuste nimekirjast tähtsuse järjekorras asju välja noppima ja plokkidesse paigutama. Tegevuste paigutamisel küsi endalt

  • Kas ma arvan, et mul on sellel hetkel piisavalt vaimset ja füüsilist energiat, et seda ülesannet täita?
  • Kas ma olen selle ülesande täitmiseks jätnud piisavalt aega?
  • Kas olulised ülesanded on ploki eesotsas, juhul kui ma aega valesti arvestan?
  • Kas ma olen arvestanud, millal ma söön ja millal mul väikest puhkust vaja on?

Kõik ülesanded ilmselt ei mahugi päevaplaani. Pigem ole konservatiivne ja pane endale vähem tegevusi päeva peale.

5. Vaata oma päevaplaan kriitilise pilguga üle

  • Kas see plaan on realistlik?
  • Kas see plaan on inspireeriv või tekitab see stressi?

Kui sa vaatad oma päevaplaani ja oksemaik tuleb kurku, siis sa ilmselt oled endale liiga palju tegevusi ühe päeva peale pannud ja ei ole lisanud plaani piisavalt puhkust ja lõbusaid tegevusi. Mine tagasi sammu number 2 ja tee parem päevaplaan! Sina oled boss ja päevaplaan on sinu abiline, mitte vastupidi.

Päevaplaani rakendamine

  • Sinu päevaplaan on plokkideks jagatud ja kõik olulised asjad said kuskile kirja, nii et sa ei pea muretsema praegu järgmise ploki pärast. Keskendu ainult praegusele plokile. Too oma mõtted tagasi käesolevasse hetke.
  • Ole paindlik! Lahinguplaan kestab ainult vaenlasega kokkupõrkeni. Las ülesanded ja plokid ujuvad päeva jooksul ringi. Pärast iga ülesande lõpetamist ja linnukese panemist saad ülejäänud plaani uuesti üle vaadata ja asju ringi liigutada, kui tundub, et aeg hakkab otsa saama.
  • Pea silmas oma kolme prioriteeti. Sinu ülim eesmärk on need kolm asja päeva lõpuks ära teha. Teised asjad võivad tegemata jääda.
  • Ära mitte kunagi eelda, et kõik ülesanded, mis päevaplaani läksid, saavad päeva lõpuks tehtud. Selline olukord on väga haruldane.
  • Tähista väikesi edusamme. Kui mõni oluline ülesanne saab tehtud, siis tee endale üks pikk pai.

Kutsun sind seda protsessi paar nädalat katsetama. Mida kauem sa seda süsteemi rakendad, seda paremini see toimima hakkab. Sul tekib aina parem arusaam sellest, kui palju tegevusi ühe päeva sisse ära mahuvad. Sa oskad paremini ennustada seda, kui palju aega erinevad ülesanded võtavad. Selle tulemusel on sinu hommikul või eelneval õhtul tehtud päevaplaan täpsem ja ei vaja nii palju muudatusi päeva jooksul. Samuti oskad sa arvestada oma naturaalse energiatasemega ja tead, mis sorti tööd sobivad näiteks enne ja pärast lõunasööki tegemiseks. Sinu päevad mööduvad mõnusas flow seisundis.

Mina kasutasin sellist päevaplaani süsteemi ka depressioonis olles. Planeerisin ainult paar olulist tööülesannet ja ülejäänud plaan eksisteeris selleks, et ma lihtsalt voodis ei passiks. Keegi ei keela päevaplaani täita lõbusate tegevustega.

Ma sain teada, et PLOKK on õige ja BLOKK on vale siin kontekstis. 😂 Tänan keelenõuande eest!

Teavitused meilile?

Saada oma email, kui soovid uute postituste kohta teavitusi.

Meeldis? Jaga sõpradega

2 thoughts on “Minu plokkidest koosnev päevaplaan, mis vähendab stressi ja soodustab produktiivsust”

Kirjuta kommentaar

Sinu e-postiaadressi ei avaldata. Nõutavad väljad on tähistatud *-ga

Kasumi numbrist

Rakendan oma ettevõttes kasum esimesena süsteemi ja loen siin kasumiks välja makstud brutopalka ja dividendide maksmiseks kogutud raha.

Kasum = brutopalk + dividendifond