Üks minu lemmik produktiivsusraamat on David Alleni “Getting things done”. See ei tohiks suure üllatusena tulla, sest ma olen korduvalt Alleni raamatut maininud nii blogis kui oma sotsiaalmeediakanalites. “Getting things done” on produktiivsuskirjanduse põhitekst, mida igaüks võiks lugeda, kes soovib efektiivsemalt tööd teha ja eraelu organiseerida.
“Getting things done” alapealkiri on stressivaba produktiivsuse kunst. Just stressi vähendamine on see, mis mind ikka ja jälle GTD (Getting Things Done) süsteemi juurde tagasi toob. Ma olen David Alleni raamatut korduvalt üle lugenud, sest igal lugemisel leian midagi uut, mida rakendada. Minu elu läheb paremaks iga kord, kui ma oma produktiivsussüsteemi täiendan.
Põhiidee, mis ma Alleni raamatust olen kinnistanud, on see, et aju on ideede genereerimiseks, mitte nende talletamiseks. Kui sa hoiad endal infot peas, siis sul on vähem ressurssi uuteks mõteteks. Seega kõik olulised ideed ja mõtted tuleb kinni püüda ja talletada süsteemis, mida sa usaldad. Usaldus süsteemi vastu on selleks oluline, et sa ei tunneks kiusatust ikkagi midagi peas hoida, sest muidu läheb äkki meelest ära. Seni, kuni sa ei usalda oma kalendrite ja nimekirjade süsteemi, üritab sinu aju olla abivalmis ja kõike meeles hoida.
“Getting things done” on paras piibel. Seda ikka annab lugeda ja kogu süsteemi ei ole võimalik kohe rakendada, kui sa oled muidu harjunud nimekirju peas hoidma. Jagan kolme lemmikut nippi, mis on aidanud mul ehitada stressivaba produktiivsussüsteemi. Loodetavasti on mõn i neist kasulik lisand sinu praegusele süsteemile.
0. GTD süsteemi on lihtsam rakendada digitaalselt
Ma alustan boonusnipist, mille ma selgitasin ise paari aasta jooksul välja. Ma olen üritanud korduvalt David Alleni GTD süsteemi rakendada paberi peal, aga see ei ole kunagi pikalt toiminud. GTD süsteemis on palju projektide majandamist ja nimekirjade ümber tegemist. Seda on käsitsi ikka väga tüütu teha, nii et ma kippusin süsteemi korrastamist edasi lükkama. Tulemuseks oli see, et nimekirjad läksid aja jooksul segasemaks, kuni lõpuks kaotasin usalduse süsteemi. Hakkasin jälle meeldetuletusi ja projekte peas hoidma, sest info üles otsimine ei olnud enam mugav.
Sellepärast soovitan ka sul GTD süsteemi rakendada digitaalselt. Digitaalset süsteemi on lihtsam muuta ja hallata. Mina kasutan nüüd juba aasta aega Notionit (see on tasuta), sest seal on mul täielik vabadus ehitada üles süsteem nii, nagu mulle sobib. Notioniga saab põhimõtteliselt ehitada andmebaasiga veebilehte, ilma et sa oskaksid programmeerida. Notion on superlahendus nendele, kes tahaksid kasutada sellist digitaalset süsteemi, kus kõik kalendrid, nimekirjad ja failid on ühes kohas.
1. Nii töö kui eraelu projektid on aktiivsete või passiivsete projektide nimekirjas
Projekt on David Alleni mõistes igasugune eesmärk, mille saavutamine võtab rohkem kui ühe sammu. “Korista garaaž” on projekt. “Esita kvartali aruanne” ja “vali parema kvaliteediga koeratoit” on projektid. Paljud inimesed panevad hoolikalt töö projekte ja ülesandeid kirja, aga ei rakenda samu süsteeme oma eraelu projektidele. David Allen soovitab organiseerida nii oma töö kui eraelu projekte ühes süsteemis, sest lõppude lõpuks on kõik projektid oluline elu osa. Kvartaliaruande esitamine ja koeratoidu ostmine on mõlemad tähtsad ja sinu aju üritab mõlemaid meeles hoida, kui sa neid mujal ei talleta.
Kõik minu projektid elavad ühes kolmest nimekirjast. Aktiivsed projektid, passiivsed projektid ja “võib-olla kunagi” nimekiri. “Võib-olla kunagi” on ämbrinimekiri, mis püüab kinni kauged unistused ja uitmõtted, millega ma hetkel kindlasti ei tegele, aga ma ei taha neid ära unustada. Aktiivsete ja passiivsete projektide nimekirja lähevad need projektid, mida ma tean, et ma soovin lähiajal ära teha. Aktiivsete projektide nimekiri on koguaeg silme all ja seda ma kasutan päevaplaanide koostamisel. Passiivsed projektid on ootel. Loen need korra kuus üle.
Aktiivsete projektide nimekiri on olnud tohutult kasulik, sest saja elemendiga projektide nimekiri ajaks mind stressi. Minu aktiivsete projektide nimekirjas on korraga 10-13 projekti, millega mul on reaalselt aega tegeleda. Notion teeb elu eriti lihtsaks, sest kõik projektid asuvad tegelikult ühes põhinimekirjas, aga ma olen loonud aktiivsetele projektidele ühe filtreeritud vaate ja passiivsetele teise filtreeritud vaate.
2. Tickler File ehk meeldetuletused passiivsetele projektidele
David Allenil on raamatus selline kontseptsioon nagu tickler file, mis tundub väga keeruline ja omapärane süsteem. Tegelikult on tegemist lihtsalt kalendriga, kuhu on võimalik peale kuupäeva ja lühikirjelduse ka muud infot talletada. Allenil on failisahtel, kus on iga kuu jaoks eraldi kaust. Kui tal on vaja endale nelja kuu pärast midagi meelde tuletada, siis ta paneb selle paberile kirja ja topib lipiku õige kuu kausta. Kuu alguses ta vaatab kausta läbi ja liigutab meeldetuletused sinna, kus nad edasi minema peavad – aktiivsete projektide nimekirja või kalendrisse.
Paljud inimesed kasutavad kalendreid ainult kindla kuupäevaga ürituste märkimiseks ja hoiavad teisi meeldetuletusi peas. Näiteks, nad hoiavad peas, et novembri alguses tuleb hakata jõulukinkide ostmisele mõtlema. Või et koerale on vaja ussirohtu anda kuue kuu pärast. Või et üks kinkekaart aegub nelja kuu pärast. Sellised meeldetuletused saab tickler file’i salvestada või muud moodi kalendrisse panna, et sa õigel hetkel õige info kätte saaksid.
Ma olen selle Notionis lahendanud nii, et mul on suures projektide nimekirjas lisaks staatusele ka meeldetuletuse kuupäeva lahter. Kui ma tahan 1. novembril saada meeldetuletust, et tuleks jõulukinkidega tegeleda, siis ma loon projekti, mille kuupäev on 1. november. Notionis on projekti luues imelihtne infot lisada, sest igal projektil on oma leht (nagu veebileht). Näiteks, teen kiire kingiideede ajurünnaku.
Dashboard’il on peale aktiivsete projektide vaate ka meeldetuletuste vaade, kus on filtriks “kuupäev, mis on võrdne või väiksem kui tänane kuupäev”. Ehk ma näen seal vaates kõiki passiivseid projekte, mille meeldetuletus on kätte jõudnud või möödas.
3. Projekti külge käivad alati “Tehtud” tingimus ja järgmine samm
Projekti ei saa otse päevaplaani kanda, sest “Jõulukingid” ei ole asi, mida on võimalik teha. To-do eeldab, et do on defineeritud. Iga projekti juurde käivad kaks kriitlist asja:
- “Tehtud” tingimus ehk millal saab projekti lugeda tehtuks.
- Järgmine samm – konkreetne tegevus, mida ette võtta, et projekti lõpule lähemale viia.
“Jõulukingid” projekt on alles siis tehtud, kui kingid on pakitud ja üle antud. Seal projektis on päris mitu sammu, mis ma pean läbima enne, kui see saab päriselt tehtud. Järgmine samm oleks teha väike ajurünnak. Vaja on välja mõelda, mida ma ise jõuludeks tahan ja mida võiks teistele inimestele kinkida.
Järgmise sammu lisamine on kriitiline, sest vastasel juhul sa riskid viidutamisega (procrastination). Jäta meelde: ebamäärane ülesanne to-do nimekirjas jääb tegemata. Üks inimene, kelle nime ma ei nimeta, ütles mulle, et ta ei tee ülesannete nimekirju, sest tal ei ole nendest kasu. Need väidetavalt tekitasid talle stressi. See inimene näitas mulle oma to-do nimekirja. Seal olid kolm asja: “eksam, phd, cv”. Pole ime, et selline nimekiri ei aita vähendada stressi ja olla produktiivsem! Mida nendega üldse tegema peaks? Need on täiesti ebamäärased.
Okei, see oli üsna ekstreemne näide. Aga ma olen küllalt näinud neid nimekirju, kus on enamasti normaalsed ülesanded ja siis on “Amazon”, “osta uus auto” või “sünnipäev”. Ma nõustun David Alleniga selles osas, et tuleb kohe projekti esimest korda salvestades võtta minut või kaks ja mõelda välja, mis on iga projekti konkreetne järgmine samm.
Kasulik projektide nimekiri näeb välja selline:
| Projekt | “Tehtud” tingimus | Järgmine samm |
| Optimeeri Amazoni PPC reklaamikampaaniad | Reklaamikampaaniate 60 päeva ROAS on vahemikus 3.79-4.27 | Seadista ja käivita phrase match kampaaniad kursuse video järgi |
| Korista garaaž | Garaažis on ainult need esemed, mis seal olema peavad. Kõik tööriistad ja materjalid on leitavad. Auto ja jalgrataste jaoks on piisavalt ruumi. | Käi Jyskis ja ehituspoes ja otsi taara jaoks mingisugune konteiner. |
| Ava Etsy pood | Esimene tellimus edukalt täidetud. | Järgi seda (hüperlink) YouTube’i juhendit ja loo Etsy müügikonto. |
Sellisest projektide nimekirjast saab järgmisi samme välja noppida ja päevaplaani sisestada.
Produktiivsus- ja ajajuhtimisteemadel on keeruline kirjutada, sest kõigil on nii erinevad süsteemid. Mõnel on kogu elu organiseeritud ja teised käivad käed taskus läbi elu ja ei pane midagi kirja. Kohe üle minna keerulisele süsteemile nagu minu Notioni LifeOS Dashboard ei ole hea idee, kui sa ei ole harjunud paberkandjal või digitaalselt päevaplaani tegema. Kui sa oled alles algaja, siis püüa rakendada paari nippi korraga ja anna endale aega uue süsteemiga harjuda. Samas, edasijõudnud ma juhatan otse David Alleni raamatut lugema, isegi kui sa kogu tema süsteemi ei soovi täpselt järgida.
