Appi, mul on taldrik täis projekte ja kõik on olulised!

Mida siis teha, kui sa oled juba öelnud “Jah!” liiga paljudele projektidele? Mina tegin selle vea. Õnneks ma mõtlesin välja süsteemi, mis aitab mul vältida tööstressi ja teha kõikide projektidega võimalikult palju progressi.

Mured

1. Ma olen juba öelnud “Jah!” liiga paljudele projektidele. Ilma veenva põhjuseta ei soovi ma oma lubadustest taganeda.
2. Kõik projektid on põnevad, nii et ma tahangi võimalusel kõigiga tegeleda.
3. Püüan kõigega korraga tegeleda. Tööstress suureneb ja see on vastik. Ma ei taha, et mul oleks vastik.
4. Tööstressi tõttu produktiivsus väheneb, nii et kõik projektid venivad.

Eesmärgid

1. Teha progressi kõikides projektides.
2. Võimalusel kiirustada osad projektid lõpuni, et nad enam vaimset energiat ei kulutaks.
3. Teha tööd ilma stressita.

Lahendus 1. Teen kõike hästi aeglaselt…

… ja asjad saavad kiiremini tehtud. Kõlab uskumatult, eks ju?

Kui ma avastan, et ma olen stressis või kiirustan, siis ma hingan sisse-välja ja teadlikult liigutan ennast aeglasemalt. Käitumisega on võimalik väga edukalt närvisüsteemi reguleerida. Füüsiliselt aeglasemalt liigutamine annab närvisüsteemile signaali, et “Kõik on hästi. Mul ei ole kiire.”.

Aeglustumine teeb mind produktiivsemaks

Nägin aeglustumise nippi Instagramis ja suhtusin sellesse algul skeptiliselt. Kuidas ma kõik asjad niimoodi tehtud saan? Aga ma olen aeglasemalt töö tegemist kuu aega rakendanud ja see on vist parim nipp, mis ma see aasta avastasin! Füüsiliselt aeglustamine vähendab tööstressi ja parandab keskendumisvõimet.

Ma ei tunne enam ärevust ja mis veel olulisem – ma usun siiralt, et ärevus ei ole produktiivsuseks vajalik.

Minul ja paljudel teistel on ekslik uskumus, et kui ei ole ärevust, siis to-do nimekiri ei saa täidetud. Me usume, et ärevus on vajalik selleks, et motiveerida ennast tööd tegema. “Kui ei ole süümekaid ja ärevust, siis me ju vaataks Netflixi.” Proovisin sellest uskumusest aastaid lahti saada, aga alles aeglustumise rakendamine tõestas mulle, et mul ei ole ärevust vaja.

Ma olen praegu produktiivsem kui ma olin siis, kui tundsin ärevust. Ilmselt on asi suurenenud keskendumisvõimes. Keskendunud töö on väärtuslikum kui hajus sahmimine, nii et projektid liiguvad kiiremini.

Lahendus 2. Iga päev keskendun ainult ühele projektile

Ma rakendan “Üks päev, üks projekt” (1P1P) süsteemi, mis on inspireeritud Cal Newporti uuest raamatust “Slow productivity”. Iga hommik valin ühe projekti, mis on selle päeva fookus.

• Võimalusel tegelen terve päeva ainult selle projektiga. Kõik teised tööülesanded lükkan edasi.
• Kui see ei õnnestu, siis tegelen selle projektiga esimesena. Teiste põlevate asjadega tegelen pärastlõunal või õhtul.
• Kui see ka ei õnnestu, siis teen selle projektiga seoses vähemalt ühe tööploki ehk vähemalt 1,5h järjest süvenenud tööd.

Täna on blogi ja sotsiaalmeedia päev, nii et ma tegelen ainult blogi kirjutamise ja postituste tegemisega. Blogi projektil on mitmeid erinevaid tööülesandeid – ajurünnak, postituse kirjutamine, fotode ja videote tegemine, videote monteerimine, postituste ajastamine. Terve päev ei ole täidetud ainult ühe tööülesandega, vaid ühe projektiga. Ma viibin terve päeva sisulooja kontekstis ja ei mõtle oma raamatule ega Amazoni toodetele.

Oluline komponent – admin päev

1P1P süsteemis on oluline eristada kahte tüüpi tööd – põhitöö ja admin töö.

Põhitöö on süvenenud töö, mis on otseselt seotud projekti valmimisega. Raamatu puhul on süvenenud töö kirjutamine, mitte raamatuga seotud postituste tegemine ja emailidele vastamine. Põhitöö on see loov töö, mis liigutab projekti edasi.

Admin töö on kõik need administratiivsed ülesanded, mis on põhitööle toeks. Nad omavad väärtust ainult siis, kui põhitöö saab tehtud. Admin töö on emailidele vastamine, faili süsteemide korrastamine, koosolekute ajastamine, koostööpartnerite otsimine, produktiivsussüsteemide optimeerimine, raamatupidamine jne. Admin töö ei ole oma olemuselt keeruline ega võta palju aega. Tavaliselt koosneb see paariminutiste ülesannete jadast.

Projekti päeval tehakse võimalusel ainult selle projektiga seotud põhitöid. Admin tööde tegemiseks on vaja kalendrisse panna eraldi admin päev.

Admin päev on see päev, kus saab võtta ette 50 elemendiga to-do ja neid järjest lammutada. Minul on tulemas admin päev, kus ma panen endale ja kassile arstiaja, käin Kristiine Keskuses riideid šoppamas ja pakke toomas, teen raamatupidamist, tühjendan e-kirja kastid, vastan sõnumitele, kogun Amazoni statistikat ja teen selle põhjalt otsuseid, uuendan YNAB-is oma eelarvet, teen arvuti ventilaatori korda ja otsin Temust dušikardinat.

Milleks eraldi admin päev?

Süvenenud töölt admin ülesannetele lülitumine ja vastupidi on aju jaoks ebameeldiv, sest need tööd toimuvad täiesti erinevatel energiatasemetel. Süvenenud töö on rahulik, admin töö on kiire ja intensiivne. Sellepärast tuleb neid graafikus ajaliselt eraldada. Muidu läheb mõttetult aju ressurssi sellele, et ennast süvenemiseks maha rahustada ja admin ülesannete alustamiseks ergutada.

Admin päeval tekib vägev inerts. Ülesandeid saab kiiresti maha tõmmata, nii et sa saad iga natukese aja tagant dopamiinilaksu. Tekib täielik hasart ja to-do tühjeneb aina kiiremini ja kiiremini.

Admin päevaks on ülesandeid kogunenud piisavalt, et sarnaseid ülesandeid saab grupeerida. Kiirem on vastata kõigile emailidele korraga kui seda teha iga hommik ükshaaval, sest vajalikud brauseri aknad on juba lahti.

Projekti päevad koos admin päevadega aitavad mul kõikide projektidega tegeleda, ilma et mul tekiks ülekoormus. Inimene on loodud ühele asjale korraga keskenduma. Ma olen loonud süsteemi, kus mul ei ole vajadust raamatu päeval blogile mõelda, sest ma tean, et varsti tuleb blogi päev. Ma saan rahus ignoreerida vähem olulisi emaile, sest ma tean, et ma vastan neile kõigile admin päeval.

Ma olen rahulik ja naudin töö tegemist. Kõik projektid arenevad vaikselt edasi ja aasta perspektiivis olen juba väga palju saavutanud.